Документи
Зберігайте та керуйте документами об'єктів з налаштуванням видимості за ролями
Що таке документи об'єкта?
Керування файлами
Що можна зберігати?
- Офіційні документи (договори, угоди, сертифікати)
- Технічна документація (креслення, інструкції, специфікації)
- Інформаційні матеріали (нотатки, записки, звіти)
- Схеми та плани (плани поверхів, схеми проводки)
- Файли паролів (коди доступу, паролі WiFi)
Права доступу
Тільки власники та їхні представники можуть керувати документами. Інші учасники можуть переглядати документи лише якщо їм надано видимість.
| Роль | Перегляд документів | Додавання документів | Редагування видимості | Видалення документів |
|---|---|---|---|---|
| Наймодавець | Так | Так | Так | Так |
| Представник наймодавця | Так | Так | Так | Так |
| Наймач | Якщо видимий | Ні | Ні | Ні |
| Представник наймача | Якщо видимий | Ні | Ні | Ні |
| Обслуговуючий персонал | Якщо видимий | Ні | Ні | Ні |
Як додати документ?
Перейдіть до свого об'єкта
Відкрийте сторінку об'єкта, куди хочете додати документ.
Відкрийте розділ Документи
Натисніть "Документи" в меню об'єкта, щоб перейти на сторінку документів.
Натисніть Додати документ
Виберіть тип документа, завантажте файл та оберіть, хто бачить цей документ.
Збережіть
Натисніть зберегти для завантаження документа. Він буде безпечно збережений у хмарі.
Видимість документа
При додаванні або редагуванні документа ви можете вибрати, які ролі його бачать. Власник та представник власника завжди бачать усі документи.
Виберіть щоб показати документ наймачам
Виберіть щоб показати документ представникам наймачів
Виберіть щоб показати документ тех. працівникам
Порада: Видимий для всіх
Якщо ви не виберете жодної конкретної ролі, документ буде видимий усім учасникам об'єкта.
Коментар
Опціональний текстовий коментар до документа (до 1000 символів)
Коментар
- Коментар є необов'язковим полем
- Максимальна довжина коментаря - 1000 символів
- Коментар відображається у списку документів
Як змінити видимість документа?
Знайдіть документ
Перейдіть до розділу Документи вашого об'єкта та знайдіть документ, який хочете редагувати.
Натисніть кнопку Редагувати
Натисніть кнопку редагування (іконка олівця) поруч з документом, щоб відкрити налаштування видимості.
Оновіть видимість та збережіть
Виберіть або зніміть вибір ролей, які повинні бачити цей документ, потім натисніть Зберегти.
Типи документів
Кожен тип документа має свої дозволені формати файлів та обмеження розміру.
| Тип | Дозволені формати | Макс. розмір |
|---|---|---|
| Офіційний документ | .pdf .doc .docx .odt .rtf | 20 MB |
| Технічний документ | .pdf .doc .docx .dwg .dxf .xls .xlsx | 50 MB |
| Інформаційний документ | .pdf .doc .docx .txt .md | 10 MB |
| Схема / План | .jpg .jpeg .png .gif .svg .webp .pdf | 20 MB |
| Файл паролів | .txt .pdf .doc .docx | 1 MB |
Фільтрація та пошук
Сторінка документів надає кілька способів знайти потрібні документи.
Фільтр за типом
Показати тільки певні типи документів
Фільтр за датою
Знайти документи за певний період
Пагінація
20 документів на сторінку для зручної навігації
API документів
Керуйте документами програмно через наш REST API. Усі операції API автоматично синхронізуються з Google Drive та надсилають сповіщення.
Примітка рівня обслуговування
GET /api/v1/properties/{id}/documents # Список документів
POST /api/v1/properties/{id}/documents # Завантажити документ
GET /api/v1/documents/{id} # Отримати деталі документа
PUT /api/v1/documents/{id} # Оновити видимість
DELETE /api/v1/documents/{id} # Видалити документ
Перегляньте повну документацію API в Swagger UI
Відкрити документацію APIІнтеграція з Google Drive
Усі завантажені документи автоматично синхронізуються з Google Drive. Це забезпечує додаткове резервне копіювання та зручний доступ з будь-якого пристрою.
Як це працює
- Документи автоматично завантажуються в Google Drive після збереження в системі
- Кожен об'єкт має власну папку в Drive, організовану за типом документа
- Біля кожного синхронізованого документа з'являється іконка Google Drive — натисніть, щоб відкрити в Drive
- При видаленні документа із системи він також видаляється з Google Drive
- Сповіщення по email та Telegram містять посилання на файл та папку в Google Drive
Доступ до Google Drive
Учасники об'єкта автоматично отримують доступ до відповідної папки Google Drive. Доступ керується через систему — не надавайте спільний доступ до папок Drive вручну.
Сповіщення
Система автоматично надсилає сповіщення при завантаженні або видаленні документів. Сповіщення отримують усі учасники об'єкта, крім того, хто виконав дію.
| Подія | Telegram | Посилання Drive | |
|---|---|---|---|
| Документ завантажено | Посилання на файл + папку | ||
| Документ видалено | Посилання на папку (файл видалено) | ||
| Документ прикріплено до майна | Посилання на файл + папку | ||
| Документ відкріплено від майна | Посилання на папку |
Ви можете увімкнути або вимкнути сповіщення для кожного каналу (Email, Telegram) у налаштуваннях акаунта.
API документів
Керуйте документами програмно через наш REST API. Усі операції API автоматично синхронізуються з Google Drive та надсилають сповіщення.
| Операція | Метод | Синхронізація Drive | Сповіщення |
|---|---|---|---|
| Завантажити документ | POST |
Автоматично | Автоматично |
| Видалити документ | DELETE |
Автоматично | Автоматично |
| Від'єднати від сутності | DELETE |
— | — |
Повна документація API з прикладами доступна за адресою /api/v1/doc