Dokumente
Speichern und verwalten Sie Objektdokumente mit rollbasierter Sichtbarkeit
Was sind Objektdokumente?
Dateiverwaltung
Was kann gespeichert werden?
- Offizielle Dokumente (Verträge, Vereinbarungen, Zertifikate)
- Technische Dokumentation (Zeichnungen, Anleitungen, Spezifikationen)
- Informationsmaterialien (Notizen, Memos, Berichte)
- Schemas und Pläne (Grundrisse, Verkabelungsschemata)
- Passwortdateien (Zugangscodes, WiFi-Passwörter)
Zugriffsrechte
Nur Eigentümer und ihre Vertreter können Dokumente verwalten. Andere Teilnehmer können Dokumente nur sehen, wenn ihnen Sichtbarkeit gewährt wurde.
| Rolle | Dokumente anzeigen | Dokumente hinzufügen | Sichtbarkeit bearbeiten | Dokumente löschen |
|---|---|---|---|---|
| Vermieter | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Vermietervertreter | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Mieter | Wenn sichtbar | Nein | Nein | Nein |
| Mietervertreter | Wenn sichtbar | Nein | Nein | Nein |
| Wartungspersonal | Wenn sichtbar | Nein | Nein | Nein |
Wie füge ich ein Dokument hinzu?
Gehen Sie zu Ihrem Objekt
Öffnen Sie die Objektseite, zu der Sie ein Dokument hinzufügen möchten.
Dokumente-Abschnitt öffnen
Klicken Sie auf "Dokumente" im Objektmenü, um zur Dokumentenseite zu gelangen.
Klicken Sie auf Dokument hinzufügen
Wählen Sie den Dokumenttyp, laden Sie die Datei hoch und wählen Sie aus, wer dieses Dokument sehen kann.
Speichern
Klicken Sie auf Speichern, um das Dokument hochzuladen. Es wird sicher in der Cloud gespeichert.
Dokumentsichtbarkeit
Beim Hinzufügen oder Bearbeiten eines Dokuments können Sie auswählen, welche Rollen es sehen. Eigentümer und Eigentümervertreter sehen immer alle Dokumente.
Wählen Sie, um das Dokument Mietern zu zeigen
Wählen Sie, um das Dokument Mietervertretern zu zeigen
Wählen Sie, um das Dokument Wartungspersonal zu zeigen
Tipp: Für alle sichtbar
Wenn Sie keine bestimmte Rolle auswählen, ist das Dokument für alle Objektteilnehmer sichtbar.
Kommentar
Optionaler Textkommentar zum Dokument (bis 1000 Zeichen)
Kommentar
- Kommentar ist ein optionales Feld
- Maximale Kommentarlänge - 1000 Zeichen
- Kommentar wird in der Dokumentliste angezeigt
Wie ändere ich die Dokumentsichtbarkeit?
Dokument finden
Gehen Sie zum Dokumente-Abschnitt Ihres Objekts und finden Sie das Dokument, das Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf Bearbeiten
Klicken Sie auf die Bearbeiten-Schaltfläche (Stiftsymbol) neben dem Dokument, um die Sichtbarkeitseinstellungen zu öffnen.
Sichtbarkeit aktualisieren und speichern
Wählen Sie die Rollen aus oder ab, die dieses Dokument sehen sollen, und klicken Sie dann auf Speichern.
Dokumenttypen
Jeder Dokumenttyp hat seine eigenen erlaubten Dateiformate und Größenbeschränkungen.
| Typ | Erlaubte Formate | Max. Größe |
|---|---|---|
| Offizielles Dokument | .pdf .doc .docx .odt .rtf | 20 MB |
| Technisches Dokument | .pdf .doc .docx .dwg .dxf .xls .xlsx | 50 MB |
| Informationsdokument | .pdf .doc .docx .txt .md | 10 MB |
| Schema / Grundriss | .jpg .jpeg .png .gif .svg .webp .pdf | 20 MB |
| Passwortdatei | .txt .pdf .doc .docx | 1 MB |
Filterung und Suche
Die Dokumentenseite bietet mehrere Möglichkeiten, die benötigten Dokumente zu finden.
Nach Typ filtern
Nur bestimmte Dokumenttypen anzeigen
Nach Datum filtern
Dokumente für einen bestimmten Zeitraum finden
Paginierung
20 Dokumente pro Seite für bequeme Navigation
Dokumente-API
Verwalten Sie Dokumente programmatisch über unsere REST API. Alle API-Operationen synchronisieren automatisch mit Google Drive und senden Benachrichtigungen.
Service-Layer-Hinweis
GET /api/v1/properties/{id}/documents # Dokumentliste
POST /api/v1/properties/{id}/documents # Dokument hochladen
GET /api/v1/documents/{id} # Dokumentdetails abrufen
PUT /api/v1/documents/{id} # Sichtbarkeit aktualisieren
DELETE /api/v1/documents/{id} # Dokument löschen
Vollständige API-Dokumentation in Swagger UI ansehen
API-Dokumentation öffnenGoogle Drive Integration
Alle hochgeladenen Dokumente werden automatisch mit Google Drive synchronisiert. Dies bietet zusätzliche Sicherung und bequemen Zugriff von jedem Gerät.
So funktioniert es
- Dokumente werden nach dem Speichern automatisch in Google Drive hochgeladen
- Jede Immobilie hat einen eigenen Ordner in Drive, organisiert nach Dokumenttyp
- Neben jedem synchronisierten Dokument erscheint ein Google Drive-Symbol — klicken Sie, um es in Drive zu öffnen
- Wenn ein Dokument aus dem System gelöscht wird, wird es auch aus Google Drive entfernt
- E-Mail- und Telegram-Benachrichtigungen enthalten Links zur Datei und zum Ordner in Google Drive
Zugriff auf Google Drive
Immobilienteilnehmer erhalten automatisch Zugriff auf den entsprechenden Google Drive-Ordner. Der Zugriff wird über das System verwaltet — teilen Sie Drive-Ordner nicht manuell.
Benachrichtigungen
Das System sendet automatisch Benachrichtigungen beim Hochladen oder Löschen von Dokumenten. Benachrichtigungen werden an alle Teilnehmer der Immobilie gesendet, außer der Person, die die Aktion durchgeführt hat.
| Ereignis | Telegram | Drive-Links | |
|---|---|---|---|
| Dokument hochgeladen | Datei-Link + Ordner-Link | ||
| Dokument gelöscht | Ordner-Link (Datei entfernt) | ||
| Dokument an Vermögenswert angehängt | Datei-Link + Ordner-Link | ||
| Dokument vom Vermögenswert getrennt | Ordner-Link |
Sie können Benachrichtigungen für jeden Kanal (E-Mail, Telegram) in Ihren Kontoeinstellungen aktivieren oder deaktivieren.
Dokumente-API
Verwalten Sie Dokumente programmatisch über unsere REST API. Alle API-Operationen synchronisieren automatisch mit Google Drive und senden Benachrichtigungen.
| Operation | Methode | Drive-Synchronisierung | Benachrichtigungen |
|---|---|---|---|
| Dokument hochladen | POST |
Automatisch | Automatisch |
| Dokument löschen | DELETE |
Automatisch | Automatisch |
| Von Entität trennen | DELETE |
— | — |
Die vollständige API-Dokumentation mit Beispielen ist verfügbar unter /api/v1/doc